Avantajele arhivării electronice

Arhivarea electronică presupune resurse financiare considerabile pentru achiziționarea tehnicilor care se impun pentru aplicarea procesului în sine, însă efectele pe termen scurt, mediu și lung, sunt vizibile și vin în sprijinul direct al beneficiarului.

Din punct de vedere natural, consumul mai scăzut de hârtie ajută mediul, ceea ce înseamnă mai puține resurse forestiere consumate. Anual, aproape nouă milioane de copaci sunt tăiați în România pentru producția hârtiei, iar procentul de replantare este extrem de redus, cu toate că legislația în domeniu impune reguli precise. Costurile legate de consumul de hârtie este eliminat, la fel și cele pentru printarea documentelor. În plus, riscurile inevitabile legate de deteriorarea ori chiar pierderea documentelor sunt evitate aproape în totalitate, cu condiția ca actele să fie stocate în mediu sigur, pe suport protejat cu coduri de criptare și parole.

Spațiile necesare pentru depozitarea documentelor fizice dispar cu desăvârșire, ceea ce presupune investiții mai mici în materie de mobilier specific sau încăperi concepute special pentru activitățile de depozitare. Toate documentele vor fi stocate pe servere create de firme specializate în prestarea de servicii de arhivare electronică, care pot fi accesate prin intermediul unor coduri și parole deținute de personalul îndrituit.
Astfel, investițiile pentru arhivarea electronică se îndreaptă numai către achiziționarea serviciilor și a tehnicilor de arhivare și, eventual, pe spațiile de stocare pe dispozitive (PC, laptop, tick USB, dischete etc) deținute de beneficiari. Totodată, costurile pe care le generează manipularea arhivelor aproape că sunt eliminate. Pe de altă parte, soluțiile oferite prin tehnicile de arhivare electronică oferă economii substanțiale de timp și de resurse financiare, aducând în același timp câștiguri și operaționalizări concrete ale profiturilor. Entitățile administrativ-teritoriale își asigură în același timp un grad mai ridicat de transparență, ceea ce presupune automat creșterea gradului de încredere din partea cetățenilor.

Nivelul de informare a cetățenilor în ceea ce privește serviciile de arhivare electronică este destul de scăzut în România, întrucât firmele încă nu au dezvoltat simțul de a se adapta la schimbările și dezvoltările tehnologice. Așa se face că puțini patroni cunosc faptul că, spre exemplu, tipărirea a 200 de facturi costă aproximativ 90 de lei, în vreme ce arhivarea lor în format electronic scade costurile la sub 10 lei. Înainte însă de a ajunge la aceste economii, directorii trebuie să conștientizeze faptul că orice avantaj în mediul de afaceri vine cu investițiile de rigoare. În acest caz, firmele viitor beneficiare trebuie să apeleze la companiile specializare în oferirea de servicii de arhivare electronică. Deși nu sunt deloc mici, investițiile sunt amortizate rapid. Altfel spus, arhivarea electronică ar trebui să aducă apusul epocii birocrației, dispariția cozilor de la ghișeele instituțiilor publice și să impună premisele dezvoltării sensibile a mediului economic și de afaceri. Cu toate că, cel puțin momentan, piața de afaceri din România nu pare să achieseze întrutotul la implementarea serviciilor de arhivare electronică, viitorul poate impune ca acest trend evoluționist să devină o practică la ordinea zilei. Cel puțin în relația dintre cetățean și instituțiile publice, care presupune birocrație excesivă, soluțiile de arhivare electronică vor trebui implementate cât mai rapid.