Cum se face arhivarea electronică

În ziua de astăzi, aproape 80 la sută din documentele din mediul de afaceri sunt generate sau gestionate în suporturi electronice, din necesitatea normală de a eficientiza activitatea din cadrul companiilor. Cu toate acestea, pentru asigurarea unui climat legal și pentru a oferi siguranță documentelor, arhivarea electronică trebuie efectuată în conformitate cu prevederile legale, ceea ce presupune ca serviciile de arhivare electronică să fie prestate de către firme specializate în acest sens.

Procesul de arhivare electronică este definit prin Legea nr. 135 din 2007, care precizează faptul că documentele sunt păstrate în centre autorizate de către Ministerul pentru Societatea Informațională. Orice document pentru care se dorește căpătarea de valoare legală trebuie să fie semnat de către titularul dreptului de dispoziție și contrasemnat mai târziu de către arhivatori acreditați, în conformitate cu normele prevăzute de Legea 135/2007. Numai documentele care poartă semnătura și contrasemnătura titularului dreptului de dispoziție și, respectiv, arhivatorul, capătă astfel valoare legală. Documentele nesemnate nu au valoare legală, ci pur informativă, care servesc beneficiarului la păstrarea unei ordini interne în documente. Orice document este învestit cu valoarea legală numai după semnarea procesului de arhivare, culminând cu contrasemnătura arhivatorului. Pentru arhivarea electronică a documentelor poate fi nevoie de instalarea unei aplicații de arhivare oferită de o firmă specializată. Pentru a păstra documentele într-o arhivă, companiile sau entitățile publice trebuie să apeleze la firmele specializate în acest sens, acreditate pentru serviciile de arhivare electronică.

Arhivarea electronică îmbunătățește și optimizează productivitatea, reducând timpii morți pentru regăsirea documentelor. Securitatea și controlul documentelor sunt astfel sporite, în condițiile în care toate actele sunt stocate pe dispozitive ce pot fi accesate numai de către persoane autorizate, instruite special în acest sens. Viteza de acces la informații crește proporțional cu tehnicile de arhivare electronică solicitate de către beneficiar. Deciziile pot fi astfel luate mult mai rapid, în concordanță de necesitățile beneficiarului. Serviciile de arhivare electronică reduc considerabil costurile care sunt asociate tipăririi sau multiplicării documentelor. La nevoie, un anumite document poate fi printat în atâtea exemplare câte se impun. Documentele sunt astfel stocate și conservate pe termen lung, în funcție de necesitățile beneficiarului. Pentru a oferi servicii rapide, firmele specializate în crearea arhivelor electronice dezvoltă aplicații cât mai ușor de accesat și exploatat, iar beneficiarii acestor servicii își dezvoltă rapid activitatea printr-o organizare mult mai eficientă. Mediul de afaceri apelează intens la astfel de servicii, iar tehnologia curentă permite dezvoltarea rapidă și creează spațiul necesare pentru transmiterea eficientă a informațiilor.

Pe de altă parte, instituțiile publice din domeniul fiscal permit primirea declarațiilor fiscale de la companii în format electronic, ceea ce reduce considerabil eforturile financiare ale angajatorilor în ceea ce privește tipărirea documentelor în format fizic. În plus, drumul de la birou al economistului până la sediul Serviciului Fiscal este astfel anulat, ceea ce înseamnă mai mult timp pentru preocuparea de alte probleme în activitatea companiei pentru care lucrează. În plus, pachetele de arhivare a documentelor pot cuprinde, pe lângă declarațiile fiscale, orice tip de document ce poate fi util pentru edificarea unui client, spre exemplu, în alegerea unei oferte venite din partea beneficiarului de documente arhivate electronic.