Cum se face arhivarea electronică

În ziua de astăzi, aproape 80 la sută din documentele din mediul de afaceri sunt generate sau gestionate în suporturi electronice, din necesitatea normală de a eficientiza activitatea din cadrul companiilor. Cu toate acestea, pentru asigurarea unui climat legal și pentru a oferi siguranță documentelor, arhivarea electronică trebuie efectuată în conformitate cu prevederile legale, ceea ce presupune ca serviciile de arhivare electronică să fie prestate de către firme specializate în acest sens.

Procesul de arhivare electronică este definit prin Legea nr. 135 din 2007, care precizează faptul că documentele sunt păstrate în centre autorizate de către Ministerul pentru Societatea Informațională. Orice document pentru care se dorește căpătarea de valoare legală trebuie să fie semnat de către titularul dreptului de dispoziție și contrasemnat mai târziu de către arhivatori acreditați, în conformitate cu normele prevăzute de Legea 135/2007. Numai documentele care poartă semnătura și contrasemnătura titularului dreptului de dispoziție și, respectiv, arhivatorul, capătă astfel valoare legală. Documentele nesemnate nu au valoare legală, ci pur informativă, care servesc beneficiarului la păstrarea unei ordini interne în documente. Orice document este învestit cu valoarea legală numai după semnarea procesului de arhivare, culminând cu contrasemnătura arhivatorului. Pentru arhivarea electronică a documentelor poate fi nevoie de instalarea unei aplicații de arhivare oferită de o firmă specializată. Pentru a păstra documentele într-o arhivă, companiile sau entitățile publice trebuie să apeleze la firmele specializate în acest sens, acreditate pentru serviciile de arhivare electronică.

Arhivarea electronică îmbunătățește și optimizează productivitatea, reducând timpii morți pentru regăsirea documentelor. Securitatea și controlul documentelor sunt astfel sporite, în condițiile în care toate actele sunt stocate pe dispozitive ce pot fi accesate numai de către persoane autorizate, instruite special în acest sens. Viteza de acces la informații crește proporțional cu tehnicile de arhivare electronică solicitate de către beneficiar. Deciziile pot fi astfel luate mult mai rapid, în concordanță de necesitățile beneficiarului. Serviciile de arhivare electronică reduc considerabil costurile care sunt asociate tipăririi sau multiplicării documentelor. La nevoie, un anumite document poate fi printat în atâtea exemplare câte se impun. Documentele sunt astfel stocate și conservate pe termen lung, în funcție de necesitățile beneficiarului. Pentru a oferi servicii rapide, firmele specializate în crearea arhivelor electronice dezvoltă aplicații cât mai ușor de accesat și exploatat, iar beneficiarii acestor servicii își dezvoltă rapid activitatea printr-o organizare mult mai eficientă. Mediul de afaceri apelează intens la astfel de servicii, iar tehnologia curentă permite dezvoltarea rapidă și creează spațiul necesare pentru transmiterea eficientă a informațiilor.

Pe de altă parte, instituțiile publice din domeniul fiscal permit primirea declarațiilor fiscale de la companii în format electronic, ceea ce reduce considerabil eforturile financiare ale angajatorilor în ceea ce privește tipărirea documentelor în format fizic. În plus, drumul de la birou al economistului până la sediul Serviciului Fiscal este astfel anulat, ceea ce înseamnă mai mult timp pentru preocuparea de alte probleme în activitatea companiei pentru care lucrează. În plus, pachetele de arhivare a documentelor pot cuprinde, pe lângă declarațiile fiscale, orice tip de document ce poate fi util pentru edificarea unui client, spre exemplu, în alegerea unei oferte venite din partea beneficiarului de documente arhivate electronic.

Avantajele arhivării electronice

Arhivarea electronică presupune resurse financiare considerabile pentru achiziționarea tehnicilor care se impun pentru aplicarea procesului în sine, însă efectele pe termen scurt, mediu și lung, sunt vizibile și vin în sprijinul direct al beneficiarului.

Din punct de vedere natural, consumul mai scăzut de hârtie ajută mediul, ceea ce înseamnă mai puține resurse forestiere consumate. Anual, aproape nouă milioane de copaci sunt tăiați în România pentru producția hârtiei, iar procentul de replantare este extrem de redus, cu toate că legislația în domeniu impune reguli precise. Costurile legate de consumul de hârtie este eliminat, la fel și cele pentru printarea documentelor. În plus, riscurile inevitabile legate de deteriorarea ori chiar pierderea documentelor sunt evitate aproape în totalitate, cu condiția ca actele să fie stocate în mediu sigur, pe suport protejat cu coduri de criptare și parole.

Spațiile necesare pentru depozitarea documentelor fizice dispar cu desăvârșire, ceea ce presupune investiții mai mici în materie de mobilier specific sau încăperi concepute special pentru activitățile de depozitare. Toate documentele vor fi stocate pe servere create de firme specializate în prestarea de servicii de arhivare electronică, care pot fi accesate prin intermediul unor coduri și parole deținute de personalul îndrituit.
Astfel, investițiile pentru arhivarea electronică se îndreaptă numai către achiziționarea serviciilor și a tehnicilor de arhivare și, eventual, pe spațiile de stocare pe dispozitive (PC, laptop, tick USB, dischete etc) deținute de beneficiari. Totodată, costurile pe care le generează manipularea arhivelor aproape că sunt eliminate. Pe de altă parte, soluțiile oferite prin tehnicile de arhivare electronică oferă economii substanțiale de timp și de resurse financiare, aducând în același timp câștiguri și operaționalizări concrete ale profiturilor. Entitățile administrativ-teritoriale își asigură în același timp un grad mai ridicat de transparență, ceea ce presupune automat creșterea gradului de încredere din partea cetățenilor.

Nivelul de informare a cetățenilor în ceea ce privește serviciile de arhivare electronică este destul de scăzut în România, întrucât firmele încă nu au dezvoltat simțul de a se adapta la schimbările și dezvoltările tehnologice. Așa se face că puțini patroni cunosc faptul că, spre exemplu, tipărirea a 200 de facturi costă aproximativ 90 de lei, în vreme ce arhivarea lor în format electronic scade costurile la sub 10 lei. Înainte însă de a ajunge la aceste economii, directorii trebuie să conștientizeze faptul că orice avantaj în mediul de afaceri vine cu investițiile de rigoare. În acest caz, firmele viitor beneficiare trebuie să apeleze la companiile specializare în oferirea de servicii de arhivare electronică. Deși nu sunt deloc mici, investițiile sunt amortizate rapid. Altfel spus, arhivarea electronică ar trebui să aducă apusul epocii birocrației, dispariția cozilor de la ghișeele instituțiilor publice și să impună premisele dezvoltării sensibile a mediului economic și de afaceri. Cu toate că, cel puțin momentan, piața de afaceri din România nu pare să achieseze întrutotul la implementarea serviciilor de arhivare electronică, viitorul poate impune ca acest trend evoluționist să devină o practică la ordinea zilei. Cel puțin în relația dintre cetățean și instituțiile publice, care presupune birocrație excesivă, soluțiile de arhivare electronică vor trebui implementate cât mai rapid.

Bine ati venit

Salut, bine ai venit!

Am creat acest blog cu speranța ca informațiile pe care le voi publica aici vor aduce niște răspunsuri celor interesați de arhivarea electronica a documentelor. Inainte de a „intra in pâine”, vreau sa va spun cateva lucruri despre mine. Am terminat Universitatea Politehnica din Timisoara, Facultatea de Automatica si Calculatoare. In anii facultății am fost implicat in diverse proiecte din zona IT, am reusit sa demarez o mica afacere in domeniu împreuna cu câțiva colegi. In acest moment lucrez ca arhivar, cu alte cuvinte ma ocup cu pastrarea actelor sau documentelor unei arhive in format conventional sau digital. Noi, cei care am crescut in lumea digitala, vrem sa contribuim cu ceva la fluxul de informatie care se plimba pe Internet. Acesta este si motivul pentru care am creat acest proiect.

Fiind de cativa ani in domeniu, am capatat foarte multe informatii care pot fi folositoare pentru cei interesati. Sper, prin ceea ce voi publica aici, sa aduc o noua lumina asupra acestei meserii si a metodelor de arhivare pe care urmeaza sa vi le impartasesc.

Silviu